5 HR folyamat, amit már 10–20 fős cégnél érdemes rendszerbe tenni

Egy 10–20 fős vállalkozás még gyakran „kis cégként” gondol magára. A munkatársak ismerik egymást, a vezető sok mindenre közvetlenül rálát, és számos HR kérdés szóban, e-mailben vagy megszokás alapján működik.

Ebben a méretben azonban már könnyen eljön az a pont, amikor az informális működés több problémát okoz, mint amennyit megold.

Nem feltétlenül van szükség bonyolult HR rendszerre vagy külön HR osztályra. Viszont néhány alapvető HR folyamat kialakítása már 10–20 munkatársnál is jelentősen átláthatóbbá és kiszámíthatóbbá teheti a működést.

Mutatunk 5 olyan HR folyamatot, amelyet egy növekvő kis- és középvállalkozásban érdemes minél korábban rendszerbe tenni.

1. Toborzási és kiválasztási folyamat

Amíg évente csak egy-két új munkatársat vesz fel egy vállalkozás, könnyű minden kiválasztást egyedi esetként kezelni.

Növekedés esetén azonban gyorsan megjelenhetnek a problémák.

Nem egyértelmű például:

• ki hagyja jóvá az új pozíció megnyitását,
• milyen elvárások alapján keresünk jelöltet,
• ki vesz részt az interjúkon,
• milyen szempontok alapján születik döntés,
• ki és mikor ad visszajelzést a pályázóknak,
• vagy hogyan történik az ajánlattétel.

Egy jól kialakított toborzási és kiválasztási folyamat nem azt jelenti, hogy minden pozícióra hosszú és bonyolult eljárást kell kialakítani.

A cél inkább az, hogy legyen egy követhető rendszer.

Mit érdemes rögzíteni?

Legalább az alábbiakat:

• új munkaerő igénylésének menete,
• munkakör és elvárások meghatározása,
• álláshirdetés elkészítése,
• jelentkezők előszűrése,
• interjúk menete,
• kiválasztási szempontok,
• döntési felelősség,
• ajánlattétel és visszajelzés.

Egy következetes kiválasztási folyamat nemcsak gyorsabbá teheti a felvételt, hanem annak esélyét is növelheti, hogy valóban a megfelelő munkatárs kerüljön a megfelelő pozícióba.

2. Onboarding és betanítási folyamat

Az onboarding folyamat az egyik legfontosabb HR terület egy növekvő vállalkozásban.

Mégis gyakran pontosan ez az a folyamat, amely teljesen informálisan működik.

Az új munkatárs első napján valaki megmutatja az irodát, átadja a szükséges eszközöket, majd a kollégák menet közben próbálják megtanítani neki, amit tudnia kell.

Ez egy-két új belépőnél még működhet.

Ha azonban nincs egységes beléptetési és betanítási folyamat, könnyen előfordulhat, hogy két új munkatárs teljesen eltérő információkat és támogatást kap.

Egy jól működő onboarding rendszer tartalmazhatja:

• belépés előtti előkészítést,
• első munkanap feladatait,
• szükséges dokumentumok és eszközök biztosítását,
• a csapat és a vállalkozás bemutatását,
• munkakör és elvárások átbeszélését,
• betanítási tervet,
• kijelölt felelőst vagy mentort,
• próbaidő alatti visszajelzéseket.

Az onboarding célja nem csupán az adminisztratív beléptetés.

Egy jó onboarding rendszer segíti az új munkatársat abban, hogy gyorsabban megértse a működést, önállóbbá váljon, és pontosan tudja, mit várnak tőle.

3. Munkakörök és felelősségi körök kezelése

A 10–20 fős vállalkozások egyik leggyakoribb problémája, hogy a munkakörök a növekedéssel együtt folyamatosan változnak.

Egy kolléga felvesz néhány plusz feladatot. Egy másik munkatárs átad bizonyos tevékenységeket. Új pozíciók jelennek meg, miközben a régi munkaköri leírások változatlanok maradnak.

Egy idő után nehéz pontosan megmondani:

ki miért felel?

Ez rendszeres félreértésekhez, párhuzamos munkavégzéshez vagy éppen gazdátlan feladatokhoz vezethet.

Ezért már kisebb cégnél is érdemes kialakítani a munkakörök kezelésének rendszerét.

Ennek része lehet:

• naprakész munkaköri leírás,
• fő feladatok meghatározása,
• felelősségi körök rögzítése,
• döntési jogosultságok tisztázása,
• helyettesítési rend,
• kapcsolódási pontok más munkakörökkel.

A munkaköri leírás nem egy olyan dokumentum, amelyet belépéskor aláírunk, majd évekre elteszünk egy mappába.

Akkor igazán hasznos, ha tükrözi a valós működést, és segít mind a munkatársnak, mind a vezetőnek tisztán látni az adott pozíció szerepét.

4. Teljesítményértékelés és rendszeres visszajelzés

Sok kisvállalkozásban a teljesítményről akkor kezdődik komolyabb beszélgetés, amikor már valamilyen probléma van.

Pedig egy jól működő teljesítményértékelési rendszernek nem az a célja, hogy évente egyszer mindenki kapjon egy pontszámot.

Sokkal fontosabb a rendszeres és kiszámítható visszajelzés.

A munkatársnak tudnia kell:

• mit várnak el tőle,
• mik a prioritásai,
• hogyan teljesít,
• miben erős,
• hol kell fejlődnie,
• milyen célokat szeretnének vele elérni.

Egy 10–20 fős vállalkozásban nincs feltétlenül szükség összetett vállalati teljesítményértékelő rendszerre.

Sok esetben már az is jelentős előrelépést jelent, ha például negyedévente vagy félévente strukturált vezető–munkatárs beszélgetések történnek.

Egy egyszerű teljesítményértékelés tartalmazhatja:

• előző időszak eredményeit,
• feladatok és célok teljesülését,
• vezetői visszajelzést,
• munkatársi visszajelzést,
• fejlesztendő területeket,
• következő időszak céljait.

A lényeg nem a rendszer bonyolultsága, hanem a következetesség.

5. Kilépési és tudásátadási folyamat

A munkaviszony megszűnése sok kisebb cégnél még mindig elsősorban adminisztratív eseményként jelenik meg.

Pedig egy munkatárs távozásakor gyakran jelentős tudás is távozik a vállalkozásból.

Ha nincs kialakított kilépési folyamat, előfordulhat, hogy csak az utolsó napokban derül ki:

• milyen feladatokat kell átadni,
• milyen folyamatokat csak az adott munkatárs ismer,
• hol találhatók fontos dokumentumok,
• milyen ügyfélkapcsolatok vagy folyamatban lévő ügyek vannak nála.

Ez különösen nagy kockázatot jelent egy kisebb szervezetben, ahol egy-egy munkatárs gyakran több területet is összefog.

Egy megfelelő offboarding folyamat része lehet:

• feladatok és folyamatban lévő ügyek átadása,
• tudásátadási dokumentáció,
• hozzáférések kezelése,
• eszközök visszaadása,
• szükséges HR adminisztráció,
• kilépő beszélgetés,
• tapasztalatok és visszajelzések összegyűjtése.

Egy jól kialakított kilépési folyamat segít csökkenteni a működési kockázatokat és megőrizni a vállalkozásban felhalmozott tudást.

Kell HR rendszer egy 10–20 fős cégnek?

Igen, de nem feltétlenül olyan formában, ahogyan egy több száz fős vállalatnál elképzeljük.

Egy 10–20 fős vállalkozás HR rendszere akkor jó, ha egyszerű, érthető és valóban támogatja a napi működést.

Nem az a cél, hogy minél több szabály, dokumentum és folyamat készüljön.

A cél az, hogy azok a területek legyenek szabályozva, ahol az informális működés már bizonytalanságot, plusz munkát vagy rendszeresen visszatérő problémát okoz.

Mikor érdemes elkezdeni a HR folyamatok kialakítását?

A megfelelő időpont általában nem akkor érkezik el, amikor már minden kaotikussá vált.

Érdemes korábban elkezdeni.

Különösen akkor, ha:

• gyorsan növekszik a létszám,
• rendszeresen érkeznek új munkatársak,
• több vezető irányít különböző csapatokat,
• ugyanazok a HR problémák ismétlődnek,
• egyre több folyamat csak egy-egy ember tudásán múlik,
• vagy a vezetők egyre több időt töltenek HR jellegű kérdésekkel.

Ilyenkor a HR folyamatfejlesztés már nem egyszerű adminisztratív feladat, hanem a vállalkozás működésének fejlesztése.

Nem kell mindent egyszerre rendszerbe tenni

Az egyik leggyakoribb hiba, amikor egy növekvő vállalkozás egyszerre akar minden HR területet szabályozni.

Erre általában nincs szükség.

Első lépésként érdemes megvizsgálni, mely folyamatok okozzák jelenleg a legtöbb problémát.

Egy cégnél ez lehet az onboarding.

Egy másiknál a munkakörök átláthatatlansága.

Máshol a teljesítményértékelés vagy a vezetői működés hiánya jelent problémát.

Ezért a HR rendszer kialakítását mindig érdemes a vállalkozás tényleges működéséhez igazítani.

HR folyamatok kialakítása a gyakorlatban

Egy jól működő HR rendszernek nem szabad több adminisztrációt létrehoznia, mint amennyit megold.

Éppen ellenkezőleg.

A jól kialakított HR folyamatok célja, hogy:

• egyértelműbbé tegyék a működést,
• csökkentsék az ad hoc döntéseket,
• segítsék a vezetők munkáját,
• gyorsítsák az új munkatársak beilleszkedését,
• tisztázzák a felelősségi köröket,
• és támogassák a vállalkozás további növekedését.

A B4W HR Projektek keretében olyan HR folyamatokat és rendszereket alakítunk ki, amelyek a vállalkozás valós működésére épülnek.

Nem kész HR sablonokat próbálunk ráilleszteni a cégre.

Először megértjük, hogyan működik jelenleg a szervezet, hol vannak az elakadások, majd ezek alapján alakítjuk ki azokat a folyamatokat, amelyekre valóban szükség van.

Egy jó HR rendszer nem attól jó, hogy bonyolult. Attól jó, hogy a mindennapi működésben is használható.